Huishoudelijke reglement


Belgische Oude Citroën Club

HUISHOUDELIJK REGLEMENT


De statuten van de vereniging gepubliceerd in het bijvoegsel van het Belgisch Staatsblad op datum van 7 juni 1984 en gewijzigd volgens de nieuwe wet van 2 mei 2002.



Identificatienummer :4006/84


Ondernemingsnr :   425771897


Maatschappelijke zetel: Helmstraat 9 - 2950 Kapellen

 

Datum van laatste wijziging: 02/03/2019


 


Artikel 1  Algemene Bepalingen


Het huishoudelijk reglement heeft tot doel de rechten en plichten van de effectieve en toegetreden leden zoals vermeld in de statuten, meer gedetailleerd te omschrijven en aan te vullen.




Artikel 2  Leden


Effectieve leden


zijn diegene die opgenomen worden in het ledenregister dat moet worden ingediend bij de rechtbank van Koophandel. Zij hebben ook stemrecht op de Algemene Vergadering(A V), d.w.z. de leden van het bestuursorgaan en van de algemene vergadering.

Effectieve leden moeten hun ontslag schriftelijk indienen bij de voorzitter.


Toegetreden leden


zijn de personen die bij de vereniging zijn aangesloten, een lidkaart hebben en deelnemen aan de activiteiten van de vereniging. Ze zijn gebonden aan het huishoudelijk reglement. Ze hebben geen stemrecht.

Toegetreden leden kunnen zich ten alle tijde uit de vereniging terugtrekken door hun ontslag te geven bij eenvoudige brief aan de voorzitter.

Bovendien wordt als ontslagnemend beschouwd ieder lid dat zijn bijdrage niet betaald heeft op 1 januari van het kalenderjaar.

Door toetreding tot de vereniging ontzegt zich ieder lid elke daad of nalatigheid die nadelig zou zijn voor het doel van de vereniging, of van aard zou zijn persoonlijk aanzien te creëren of aan andere leden van de vereniging schade zou berokkenen. Elke inbreuk op deze beschikking heeft onmiddellijk de uitsluiting van het betrokken lid tot gevolg, dat dient bekrachtigd te worden door de algemene vergadering.

Toegetreden leden hebben het recht kennis te nemen van de besluiten die hen aanbelangen en die genomen worden door de algemene vergadering en hebben recht tot inzage van de statuten en het huishoudelijk reglement.

Alle toegetreden leden zullen uitgenodigd worden tot de jaarlijkse infonamiddag.

De toegetreden leden kunnen zich kandidaat stellen voor een bestuursfunctie bij de Algemene Leden Vergadering (ALV) op voorwaarde dat ze minimum 2 jaar actief lid zijn van de vereniging.


Bij vacant komen van een bestuursmandaat bij het bestuursorgaan, kunnen toegetreden leden hun kandidatuur schriftelijk of via email indienen, bij de RVB, op voorwaarde dat ze minimum 2 jaar actief lid zijn van de vereniging. Om verkozen te worden moet 2/3 van de aanwezige stemmen op de vergadering het bestuursorgaan behaald worden.


Zowel effectieve leden als toegetreden leden dienen een jaarlijkse bijdrage te betalen.



Ereleden


zijn leden aan wie het bestuursorgaan die hoedanigheid verleent omwille van het bijzonder opvallend karakter van hun morele steun. Ze worden op het bestuursorgaan (RVB) voorgedragen en moeten 2/3 der aanwezige stemmen behalen. Ze hebben dezelfde rechten als toegetreden leden, met uitzondering van toetreding tot de ALV en het bestuursorgaan.

 

Artikel 3  Taakomschrijving effectieve leden + algemeenheden


Voorzitter:


-Verzorgt de algemene organisatie.

-Nodigt uit en leidt de vergaderingen van het bestuursorgaan en de algemene leden vergadering.

-Delegeert de taken en kijkt op een goede werking ervan.

-Onderhoudt de public relations.

-Bevordert de contacten tussen de leden.

-Woont de vergaderingen van het bestuursorgaan en de algemene leden vergadering bij.


Ondervoorzitter:


-Plaatsvervanger van de voorzitter bij diens afwezigheid.

-Onderhoudt de public relations.

-Woont de vergaderingen van het bestuursorgaan en de algemene leden vergadering bij.


Schatbewaarder:


-Woont de vergaderingen van het bestuursorgaan en de algemene leden vergadering bij.

-Verwerkt de boekhouding, jaarrekeningen neerleggen.

-Zorgt voor:

De belastingaangifte.

Het innen van de lidgelden .

De opmaak van de jaarlijkse begroting.

De opmaak van de inventarislijst.

Het brengen van informatie op de info-avond.


Secretaris:


-De patrimoniumaangifte

-De opmaak van de statuten en de statutenwijzigingen.

-De publicatie uittreksel in het Belgisch Staatsblad

-Behandelt de briefwisseling en verzorgt de verzending.

-Beheert de verzekeringslijst van Marsh voor BFOV.

-Verzorgt de verslagen van de vergaderingen van het bestuursorgaan en de algemene vergadering.

-Houdt alle wettelijke documenten in een archief bij.

-Handelt termijngebonden zaken onmiddellijk af met de verantwoordelijke.

-Verzorgt de facturen voor de reclamesponsoring in het boekje

-Houdt het verplichte register bij.

-Woont de vergaderingen van het bestuursorgaan en de algemene leden vergadering bij.

-Onderhoudt de relaties met de sponsors en brengt nieuwe sponsors aan.

-Onderhoudt het UBO register.


Ledenadministratie:


-Houdt het ledenbestand bij.


Leden van het bestuursorgaan:


-Wonen de vergaderingen van het bestuursorgaan en de algemene leden vergadering bij.

-Weken over de goede gang van zaken binnen de organisatie.


Evenementen :


Richtlijnen voor de inrichters van een evenement binnen B.O.C.C.


1.De inrichter geeft op voorhand aan de penningmeester, door op welke bankrekening hij het voorschot wenst te ontvangen.  BOCC beschikt over een bankkaart.  Indien mogelijk kan iemand van het bestuur hiermee betalingen doen in restaurants, musea, tavernes, …

2.Na het afsluiten van de inschrijvingen zal onze penningmeester, aan de inrichter alle informatie bezorgen omtrent de betaalde inschrijvingen.

3.Nadien volgt dan, indien nodig, een betaling van het voorschot. (zie ook punt 1)

4.Na de rit vult de inrichter een onkostenformulier in met daarop de gemaakte onkosten zoals :

a.Fotokopies voor de routebeschrijving.

b.Restaurant.

c.Aangekochte dranken of etenswaren om uit te delen.

d.…..

5.Wat wordt niet als onkosten aanzien en dus ook niet vergoed :

a.Verbruikte brandstoffen om de rit op te stellen.

b.Restaurant- en drankkosten om de rit op te stellen.

c.Gemaakte overtredingen en/of boetes.

d.Bij twijfel : contacteer de penningmeester.

6.Het onkostenformulier wordt aan de penningmeester bezorgd.

7.Na het indienen van het onkostenformulier zal de inrichter

a.De overschot terug aan BOCC overmaken.

b.Het tekort (liefst zo weinig mogelijk) door BOCC betaald krijgen.

8.Tevens ontvangt de inrichter dan een algemene onkostenvergoeding van

a.40,00 Euro voor een ééndaags evenement.

b.80,00 Euro voor een meerdaags evenement.


Je kan onze penningmeester, Jean Hendrickx, bereiken via telefoon 0497 37 10 47 of 03 665 17 58 en ook per email op hendricxds@hotmail.be


Richtlijnen voor het deelnemen aan een evenement binnen B.O.C.C.


1.Evenementen worden aan de leden gemeld via e-mail, via het clubblad of per brief. Ze worden ook vermeld op de website.

2.De deelnemers schrijven voor de einddatum in bij de inrichter met de op de uitnodiging gevraagde informatie : lidnummer, naam, naam van de activiteit, aantal personen, gewenst menu, …..

3.De deelnemers zullen hun bijdrage storten op de rekening van de VZW, BE22 4151 1346 4147 bij KBC met de vermelding van hun lidnummer, hun naam en de naam van de activiteit.

Cash betalingen worden niet aanvaard.

4.Leden die een activiteit wensen in te richten kunnen deze melden aan het bestuursorgaan.

Het bestuursorgaan heeft het recht om activiteiten goed te keuren, te doen aanpassen of te weigeren.

5.Afwezigheid op de activiteit geeft niet automatisch recht op terugbetaling van de bijdrage.

Bij annulering beslist het bestuursorgaan, in overleg met de inrichter, hoeveel er eventueel teruggestort kan worden, afhankelijk van de reeds gemaakte onkosten.

6.Elk deelnemend voertuig dient wettelijk in orde te zijn. De VZW of organisator van de activiteit kan niet aansprakelijk gesteld worden voor het niet wettelijk in orde zijn van het voertuig. Het is de expliciete verantwoordelijkheid van de eigenaar en/of bestuurder om dit te controleren.

7.Elk deelnemend voertuig dient over een geldig verzekeringsbewijs te beschikken.  De VZW kan niet aansprakelijk gesteld worden voor het ontbreken van een dergelijk bewijs.  Elk ongeval valt buiten de verantwoordelijkheid van de VZW en dient gedekt te worden via eigen verzekeringen. Als clublid hebt u de mogelijkheid om een goedkope verzekering en omniumverzekering af te sluiten via een groepspolis bij BFOV (Marsh).

8.De leden van de vereniging zijn verplicht:

a.de statuten en het huishoudelijk reglement van de vereniging alsook de besluiten van haar organen na te leven

b.de belangen van de vereniging of één van haar organen niet te schaden

Genieten en plezier maken staan hoog in het vaandel. Een vriendschappelijk sfeer in de club en tijdens de activiteiten zijn van groot belang.

9.Bij vaststelling van:

a.rijden onder invloed van alcohol of verdovende middelen.

b.roekeloos rijden

c.ongeoorloofd gedrag zoals: agressiviteit, ruzie, grove taal, .... tegenover derden, andere clubleden of bestuursleden

is de organisator of een aanwezig lid van het bestuursorgaan bevoegd om het lid uit te sluiten van verdere deelname aan de activiteit.  Dit kan verder tot sancties leiden.


De VZW of de organisator van de activiteit kunnen niet aansprakelijk gesteld worden.

Het is de expliciete verantwoordelijkheid van de chauffeur.



Technisch Advies Bureau:  (TAB)


Technische informatie verlenen aan leden.

Technische boeken laten raadplegen, de boeken zijn niet uitleenbaar.

Raadgevende functie over technische handelingen.

Uitlenen tegen een huurprijs van speciaal gereedschap en opstellen van de voorwaarden.

Doorgeven van contactadressen waar nieuwe of occasie onderdelen kunnen aangeschaft worden. Dit zonder verantwoordelijkheid omtrent de kwaliteit of geschillen met de handelaar.

Verzorgen van twee TAB avonden per maand NA afspraak.

Opmaken van een inventarislijst.



Beursmateriaalverantwoordelijke


De persoon verantwoordelijk voor het beursmateriaal is niet verantwoordelijk voor eventuele ongevallen of beschadigingen.

Kleine herstellingen kunnen gebeuren in samenspraak met standhouders.


Redactie:


-Woont de vergaderingen van het bestuursorgaan en de algemene leden vergadering bij.

-Bijhouden archief van de redactie

-Verzamelen van artikels voor het boekje

-Beoordelen van de inhoud van de artikels en onderbrengen in de desbetreffende rubriek

-Verzorgen van de lay-out

-Boekje aan de drukker bezorgen

-Verzenden van de boekjes ( voor het eind van de maand)


-Het clubblaadje verschijnt 6 keer per jaar .


-De data voor het insturen van artikels zijn  :

- boekje jan – feb : 10 dec

- boekje mrt – apr : 10 feb

- boekje mei – jun : 10 apr

- boekje jul – aug : 10 jun

- boekje sep – okt : 10 aug

- boekje nov – dec : 10 okt


Bijkomende taak: De agendapunten voor de RVB verzamelen en de RVB-uitnodiging versturen


Reportages:

In principe kan iedereen een verslag binnengeven.

Liefst digitaal aanleveren, indien onmogelijk is schriftelijk ook toegestaan.

In principe bestaat het boekje uit 24 bladzijden maar dit kan aangepast worden aan de behoeften.

Artikels die te groot zijn voor 1 uitgave, worden door de redacteur in 2 of in 3 gesplitst naargelang de plaats die beschikbaar is in het boekje.

Bij publicaties van artikels van derden, dient steeds de bron en de auteur vermeld te worden.

De redactie is niet verantwoordelijk voor artikels, mededelingen, reclame, enz. die niet door haar zijn samengesteld, m.a.w. publicaties opgesteld of geschreven door niet redactieleden vallen buiten de verantwoordelijkheid van de redactie.

De redactie zal steeds naar eer en geweten handelen.

De geschiktheid van de artikels voor publicatie wordt gecontroleerd door de redactie volgens de doelstellingen  vermeld in de statuten.

Rubrieken van politieke aard, of rubrieken die de normen van het fatsoen overschrijden, mogen niet opgenomen worden.

Tevens is het niet toegelaten om via het clubblaadje andere leden in een slecht daglicht te stellen.


Reclame:


Gecoördineerd door de redactie/secretariaat. Iedereen mag reclame binnenbrengen en na goedkeuring van het bestuursorgaan zal deze geplaatst worden.

Prijzen van de reclame :

- 1 schutblad : 200 euro

- ½ schutblad : 150 euro

- 1 binnenblad : 175 euro

- ½ binnenblad : 125 euro


In deze bedragen zitten inbegrepen :

- lidgeld 45 euro

- link naar de website via de site van BOCC vzw



Zoekertjes zijn voor leden gratis indien het niet gaat over handelspraktijken, maximum aantal lijnen = 5.



Artikel 4:  Namen en adressen


Bestuursorgaan:


Voorzitter/TAB : Dhr.  Opdeweerdt Jozef - Zwaantjes 7 - 2390 Oostmalle

Ondervoorzitter :Dhr. Van Den Bossche Daniël - Hamsesteenweg 62 - 9200 Grembergen

Schatbewaarder  :  Dhr. Hendrickx Jean-Pierre - Helmstraat 9 - 2950 Kapellen   

Secretaris/ledenadministratie/webmaster : Dhr. van Zundert Marc - Webmaster : Klein Heiken 108 - 2950 Kapellen

Redactie : Dhr. Knaepkens Dirk - Jagersweg 37 - 2390 Westmalle

Materiaalmeester: Dhr. Claes John - Dascottelei 36 - 2100 Deurne

Zonder functie : Dhr. Vermeire Jacques - Elslo 94 - 9940 Evergem

                          Dhr. Poppe Antoine - Dijkstraat 72A - 9240 Zlee


Leden van de Algemene Vergadering :


Beynen Robert - Pastoor Bauwenslaan 20 bus 7 - 2610 Wilrijk

De Keersmaeker Alfred - Pastoor Bauwenslaan 20 bus 4 - 2610 Wilrijk

Claes Johnny - Dascottelei 36 - 2100 Deurne

Opdeweerdt Jozef - De Hoeve 3 - 2390 Westmalle

Vermeire Jacques - Elslo 94 - 9940 Evergem

Van Biesbrouck Adriaan - Generaal Slingeneyerlaan 115 - 2100 Deurne

Van Den Bossche Daniël - Hamsesteenweg 62 - 9200 Grembergen

Poppe Antoine - Dijkstraat 72A - 9240 Zele

Knaepkens Dirk - Jagersweg 37 - 2390 Westmalle

Hendrickx Jean-Pierre - Helmstraat 9 - 2950 Kapellen

Van Zundert Marc - Klein Heiken 108 - 2950 Kapellen



Artikel 5: Jaarlijks lidgeld en budgetten :



Dient betaald te zijn vóór 1 januari. 

In 2019 bedraagt het lidgeld voor:

- Effectieve leden              45 euro

- Belangstellende leden    45 euro

Het lidgeld kan jaarlijks worden aangepast.


Er is geen proportionele verdeling van het lidgeld in het lopend jaar.


De werkingskosten worden als volgt geregeld:


De leden van het bestuursorgaan die voor het uitoefenen van hun functie persoonlijke onkosten maken dienen alle werkingskosten te staven met een onkostennota. Die kan ten alle tijde gecontroleerd worden door het bestuursorgaan.


Voor de werkingskosten bij het inrichten van een beurs wordt een budget vrijgemaakt na goedkeuring door het bestuursorgaan.


De BOCC aanbiedingen van zoekertjes of aanbiedingen wordt als volgt geregeld:


Voor leden is dit gratis met onbeperkte duur.

Voor niet leden is de vergoeding € 5 te storten op rek. van de club en de duur beperkt tot 3 maanden,het volledig adres moet bekend zijn bij webmaster.

   

Verrichtingen met handelaars of rechtspersonen dienen met wettelijke documenten gestaafd te worden.


Afwijking aan deze opgesomde kosten dient beslist te worden door het bestuursorgaan met meerderheid van stemmen.


Indien men aan het wel of niet doorvoeren van uitgaven twijfelt, kan en moet advies van bestuursrogaan ingewonnen worden.


Artikel 6:  briefwisseling


Officiële uitgaande briefwisseling:

Alle officiële uitgaande briefwisseling dient de benaming BOCC VZW te dragen en dient door twee leden van het bestuursorgaan te worden ondertekend.

 

Interne briefwisseling:

Interne briefwisseling kan door elk bestuurslid ondertekend worden, een handtekening kan volstaan.



Artikel 7:  stemrecht


Elk effectief lid heeft in geval van stemming recht op een stem.


Vergaderingen waar een stemming moet plaatsvinden, kunnen enkel maar plaatsvinden als ze op de uitnodiging van de vergadering vermeld staan.


Een aanwezig lid mag bij een stemming niet meer dan een mandaat gebruiken.


In geval van staking der stemming is de stem van de voorzitter of die hem vervangt doorslaggevend.


Artikel 8:   Wijziging huishoudelijk reglement



Het bestuursorgaan is bij machte wijzigingen aan het huishoudelijk reglement aan te brengen, met 2/3 meerderheid van de aanwezige stemmen op de vergadering van het besturrsorgaan.




Artikel 9 :   Financiële rekeningen



Bankrekeningen op naam van BOCC vzw :


Kredietbank :


Zichtrekening :


IBAN BE22 4151 1346 4147

BIC  KREDBEBB



Spaarrekening :


IBAN BE53 7430 1257 5153

BIC  KREDBEBB



© 2015 Belgische Oude Citroën Club. All Rights Reserved.