INTERN REGLEMENT

De statuten van de vereniging zijn gepubliceerd in het bijvoegsel van het Belgisch Staatsblad op datum van 7 juni 1984 en gewijzigd volgens de nieuwe wet van 2 mei 2002. 

 

Identificatienummer :4006/84 

Ondernemingsnr :   425.771.897 

Maatschappelijke zetel : Helmstraat 9 - 2950 Kapellen  

 

  

Datum van laatste wijziging: 02/07/2020

 

 

Artikel 1: Algemene Bepalingen

 

Het intern reglement heeft tot doel de rechten en plichten van de effectieve en toegetreden leden zoals vermeld in de statuten, meer gedetailleerd te omschrijven en aan te vullen.

 

Artikel 2: Leden

 

Effectieve leden

 

zijn diegene die opgenomen worden in het ledenregister dat moet worden ingediend bij de rechtbank van Koophandel. Zij hebben ook stemrecht op de Algemene Vergadering(A V), d.w.z. de leden van het bestuursorgaan en van de algemene vergadering.

Effectieve leden moeten hun ontslag schriftelijk indienen bij de voorzitter.

 

Toegetreden leden

 

zijn de personen die bij de vereniging zijn aangesloten, een lidkaart hebben en deelnemen aan de activiteiten van de vereniging. Ze zijn gebonden aan het intern reglement. Ze hebben geen stemrecht.

Toegetreden leden kunnen zich ten alle tijde uit de vereniging terugtrekken door hun ontslag te geven bij eenvoudige brief aan de voorzitter.

Bovendien wordt als ontslagnemend beschouwd ieder lid dat zijn bijdrage niet betaald heeft op 1 januari van het kalenderjaar.

Door toetreding tot de vereniging ontzegt zich ieder lid elke daad of nalatigheid die nadelig zou zijn voor het doel van de vereniging, of van aard zou zijn persoonlijk aanzien te creëren of aan andere leden van de vereniging schade zou berokkenen. Elke inbreuk op deze beschikking heeft onmiddellijk de uitsluiting van het betrokken lid tot gevolg, dat dient bekrachtigd te worden door de algemene vergadering.

Toegetreden leden hebben het recht kennis te nemen van de besluiten die hen aanbelangen en die genomen worden door de algemene vergadering en hebben recht tot inzage van de statuten en het intern reglement.

Alle toegetreden leden zullen uitgenodigd worden tot de jaarlijkse infonamiddag.

De toegetreden leden kunnen zich kandidaat stellen voor een bestuursfunctie bij de Algemene Leden Vergadering (ALV) op voorwaarde dat ze minimum 2 jaar actief lid zijn van de vereniging. 

Bij vacant komen van een bestuursmandaat bij het bestuursorgaan, kunnen toegetreden leden hun kandidatuur schriftelijk of via email indienen, bij het bestuursorgaan, op voorwaarde dat ze minimum 2 jaar actief toegetreden lid zijn van de vereniging. Om verkozen te worden moet 2/3 van de aanwezige stemmen op de vergadering het bestuursorgaan behaald worden. 

Zowel effectieve leden als toegetreden leden dienen een jaarlijkse bijdrage te betalen.

 

Ereleden

 

zijn leden aan wie het bestuursorgaan die hoedanigheid verleent omwille van het bijzonder opvallend karakter van hun morele steun. Ze worden op het bestuursorgaan (RVB) voorgedragen en moeten 2/3 der aanwezige stemmen behalen. Ze hebben dezelfde rechten als toegetreden leden, met uitzondering van toetreding tot de ALV en het bestuursorgaan.

Artikel 3: Taakomschrijving effectieve leden + algemeenheden

 

Leden van het bestuursorgaan:

 

• Waken over de goede gang van zaken binnen de organisatie.
• Wonen de vergaderingen van het bestuursorgaan en de algemene leden vergadering bij.

 

Voorzitter:

 

• Verzorgt de algemene organisatie.
• Nodigt uit en leidt de vergaderingen van het bestuursorgaan en de algemene leden vergadering.
• Delegeert de taken en kijkt op een goede werking ervan.
• Onderhoudt de public relations.
• Bevordert de contacten tussen de leden.
• Woont de vergaderingen van het bestuursorgaan en de algemene leden vergadering bij.

 

Ondervoorzitter:

 

• Plaatsvervanger van de voorzitter bij diens afwezigheid.
• Onderhoudt de public relations.
• Woont de vergaderingen van het bestuursorgaan en de algemene leden vergadering bij.

 

Penningmeester:

 

• Zorgt voor:
  • De belastingaangifte.
  • De opmaak van de jaarlijkse begroting.
  • De opmaak van de inventarislijst.
  • Het brengen van informatie op de info-avond.
• Verwerkt de boekhouding, jaarrekeningen neerleggen.
• Houdt het ledenbestand bij.
• Verzorgt de facturen voor de reclamesponsoring in het clubblad.
• Woont de vergaderingen van het bestuursorgaan en de algemene leden vergadering bij.
  

Secretaris:

 

• Zorgt voor:
  • Het innen van de lidgelden .
  • De patrimoniumaangifte.
  • De opmaak van de statuten en de statutenwijzigingen.
  • De publicatie uittreksel in het Belgisch Staatsblad.
  • Behandelt de briefwisseling en verzorgt de verzending.
• Beheert de ledenlijst van BEHVA.
• Verstuurt de uitnodigingen van de vergaderingen van het bestuursorgaan en de algemene vergadering en de verslagen ervan.
• Houdt alle wettelijke documenten in een archief bij.
• Handelt termijngebonden zaken onmiddellijk af met de verantwoordelijke.
  
• Houdt het verplichte ledenregister bij.
• Onderhoudt de relaties met de sponsors en brengt nieuwe sponsors aan.
• Onderhoudt het UBO register.
  
• Woont de vergaderingen van het bestuursorgaan en de algemene leden vergadering bij.

 

Technisch Advies Bureau:  (TAB) 

 

Technische informatie verlenen aan leden.

Technische boeken laten raadplegen, de boeken zijn niet uitleenbaar.

Raadgevende functie over technische handelingen.

Uitlenen tegen een huurprijs van speciaal gereedschap en opstellen van de voorwaarden.

Doorgeven van contactadressen waar nieuwe of occasie onderdelen kunnen aangeschaft worden. Dit zonder verantwoordelijkheid omtrent de kwaliteit of geschillen met de handelaar.

Verzorgen van twee TAB avonden per maand NA afspraak.

Opmaken van een inventarislijst.

 

Beursmateriaalverantwoordelijke : 

 

De persoon verantwoordelijk voor het beursmateriaal is niet verantwoordelijk voor eventuele ongevallen of beschadigingen.

Kleine herstellingen kunnen gebeuren in samenspraak met standhouders.

 

Redactie:

 

• Woont de vergaderingen van het bestuursorgaan en de algemene leden vergadering bij.
• Bijhouden archief van de redactie
• Verzamelen van artikels voor het boekje
• Beoordelen van de inhoud van de artikels en onderbrengen in de desbetreffende rubriek
• Verzorgen van de lay-out
• Het clubblad aan de drukker bezorgen.
• Verzenden van de clubbladen ( voor het eind van de maand).Het clubblad verschijnt 6 keer per jaar .
• De data voor het insturen van artikels zijn :

                - boekje jan – feb : 10 dec

                - boekje mrt – apr : 10 feb

                - boekje mei – jun : 10 apr

                - boekje jul – aug : 10 jun

                - boekje sep – okt : 10 aug

                - boekje nov – dec : 10 okt

 

Reportages:

In principe kan iedereen een verslag binnengeven.

Liefst digitaal aanleveren, indien onmogelijk is schriftelijk ook toegestaan.

In principe bestaat het boekje uit 24 bladzijden maar dit kan aangepast worden aan de behoeften.

Artikels die te groot zijn voor 1 uitgave, worden door de redacteur in 2 of in 3 gesplitst naargelang de plaats die beschikbaar is in het boekje.

Bij publicaties van artikels van derden, dient steeds de bron en de auteur vermeld te worden.

De redactie is niet verantwoordelijk voor artikels, mededelingen, reclame, enz. die niet door haar zijn samengesteld, m.a.w. publicaties opgesteld of geschreven door niet redactieleden vallen buiten de verantwoordelijkheid van de redactie.

De redactie zal steeds naar eer en geweten handelen.

De geschiktheid van de artikels voor publicatie wordt gecontroleerd door de redactie volgens de doelstellingen  vermeld in de statuten.

Rubrieken van politieke aard, of rubrieken die de normen van het fatsoen overschrijden, mogen niet opgenomen worden.

Tevens is het niet toegelaten om via het clubblaadje andere leden in een slecht daglicht te stellen.

 

Reclame:

 

Gecoördineerd door de redactie/secretariaat. Iedereen mag reclame binnenbrengen en na goedkeuring van het bestuursorgaan zal deze geplaatst worden. Het bedrag van de advertenties wordt bepaald door het bestuursorgaan.

In deze bedragen zitten inbegrepen :

             - een advertentie in het clubblad

             - een link naar de website via de site van BOCC vzw

             - het lidgeld van het lopende jaar

 

Zoekertjes zijn voor leden gratis indien het niet gaat over handelspraktijken, maximum aantal lijnen = 5.

Evenementen :

 

Richtlijnen voor de inrichters van een evenement binnen B.O.C.C.

 

1. De inrichter geeft op voorhand aan de penningmeester, door op welke bankrekening hij het voorschot wenst te ontvangen. BOCC beschikt over een bankkaart.  Indien mogelijk kan iemand van het bestuur hiermee betalingen doen in restaurants, musea, tavernes, …
2. Na het afsluiten van de inschrijvingen zal onze penningmeester, aan de inrichter alle informatie bezorgen omtrent de betaalde inschrijvingen.
3. Nadien volgt dan, indien nodig, een betaling van het voorschot. (zie ook punt 1)
4. Na de rit vult de inrichter een onkostenformulier in met daarop de gemaakte onkosten zoals :
   1. Fotokopies voor de routebeschrijving.
   3. Aangekochte dranken of etenswaren om uit te delen.
5. Wat wordt niet als onkosten aanzien en dus ook niet vergoed :
   1. Verbruikte brandstoffen om de rit op te stellen.
   2. Restaurant- en drankkosten om de rit op te stellen.
   3. Gemaakte overtredingen en/of boetes.
   4. Bij twijfel : contacteer de penningmeester.
6. Het onkostenformulier wordt aan de penningmeester bezorgd.
7. Na het indienen van het onkostenformulier zal de inrichter:
   1. Het saldo (indien positief) terug overmaken aan BOCC.
   2. Het tekort (liefst zo weinig mogelijk) door BOCC betaald krijgen.
8. Tevens ontvangt de inrichter dan een vastgestelde onkostenvergoeding. Dit bedrag wordt door het bestuursorgaan bepaald en kan ten alle tijden worden aangepast.

 

Indien nodig, gelieve contact op te nemen met de penningmeester.

 

Richtlijnen voor het deelnemen aan een evenement binnen B.O.C.C.

 

1. Evenementen worden aan de leden gemeld via e-mail, via het clubblad of per brief. Ze worden ook vermeld op de website.
2. De deelnemers schrijven voor de einddatum in bij de inrichter met de op de uitnodiging gevraagde informatie : lidnummer, naam, naam van de activiteit, aantal personen, gewenst menu, …..
3. De deelnemers zullen hun bijdrage storten op de rekening van de VZW, BE22 4151 1346 4147 bij KBC met de vermelding van hun lidnummer, hun naam en de naam van de activiteit.  Cash betalingen worden niet aanvaard.
4. Leden die een activiteit wensen in te richten kunnen deze melden aan het bestuursorgaan. Het bestuursorgaan heeft het recht om activiteiten goed te keuren, te doen aanpassen of te weigeren. 
5. Afwezigheid op de activiteit geeft niet automatisch recht op terugbetaling van de bijdrage.  Bij annulering beslist het bestuursorgaan, in overleg met de inrichter, hoeveel er eventueel teruggestort kan worden, afhankelijk van de reeds gemaakte onkosten.
6. Elk deelnemend voertuig dient wettelijk in orde te zijn. De VZW of organisator van de activiteit kan niet aansprakelijk gesteld worden voor het niet wettelijk in orde zijn van het voertuig. Het is de expliciete verantwoordelijkheid van de eigenaar en/of bestuurder om dit te controleren.
7. Elk deelnemend voertuig dient over een geldig verzekeringsbewijs te beschikken. De VZW kan niet aansprakelijk gesteld worden voor het ontbreken van een dergelijk bewijs.  Elk ongeval valt buiten de verantwoordelijkheid van de VZW en dient gedekt te worden via eigen verzekeringen. Als clublid hebt u de mogelijkheid om een goedkope verzekering en omniumverzekering af te sluiten via een groepspolis bij de BEHVA.
8. De leden van de vereniging zijn verplicht:
   1. de statuten en het intern reglement van de vereniging alsook de besluiten van haar organen na te leven
   2. de belangen van de vereniging of één van haar organen niet te schaden.
   3. Genieten en plezier maken staan hoog in het vaandel. Een vriendschappelijk sfeer in de club en tijdens de activiteiten zijn van groot belang.
9. Bij vaststelling van:
   1. rijden onder invloed van alcohol of verdovende middelen.
   2. roekeloos rijden
   3. ongeoorloofd gedrag zoals: agressiviteit, ruzie, grove taal, .... tegenover derden, andere clubleden of bestuursleden is de organisator of een aanwezig lid van het bestuursorgaan bevoegd om het lid uit te sluiten van verdere deelname aan de activiteit.  Dit kan verder tot sancties leiden.

 

De VZW of de organisator van de activiteit kunnen niet aansprakelijk gesteld worden.

Het is de expliciete verantwoordelijkheid van de chauffeur.

 

 

 

Artikel 4: Namen en adressen

 

 

Bestuursorgaan:

 

Voorzitter :                      Dhr.  Opdeweerdt Jozef

TAB :                                      De Zwaantjes 7

Verantw. uitgever                   2390 Oostmalle

 

Ondervoorzitter :             Dhr. Van Den Bossche Daniël

                                               Hamsesteenweg 62

                                               9200 Grembergen

 

Penningmeester  :           Dhr. Hendrickx Jean-Pierre

                                               Helmstraat 9

                                               2950 Kapellen                                                                                

 

Secretaris :                        Dhr. van Zundert Marc

Webmaster :                           Klein Heiken 108

                                               2950 Kapellen

 

Redactie :                            Mevr. Myriame De Cooman

                                               Diepeweg 74

                                               9520 Sint Lievens Houtem

 

Materiaalmeester:           Dhr. Claes John

                                               Dascottelei 36

                                               2100 Deurne

 

Zonder functie :                 Dhr. Vermeire Jacques                  Dhr. Poppe Antoine

                                               Elslo 94                                              Dijkstraat 72 A

                                               9940 Evergem                                   9240 Zele

 

 

Leden van de Algemene Vergadering :

 

 

Artikel 5: Jaarlijks lidgeld en budgetten :

  

Dient betaald te zijn vóór 15 december. 

Het lidgeld wordt bepaald door het bestuursorgaan.

Het lidgeld kan jaarlijks worden aangepast.

 

Er is geen proportionele verdeling van het lidgeld in het lopend jaar.

 

De werkingskosten worden als volgt geregeld:

 

De leden van het bestuursorgaan die voor het uitoefenen van hun functie persoonlijke onkosten maken dienen alle werkingskosten te staven met een onkostennota. De onkostennota kan ten alle tijde gecontroleerd worden door het bestuursorgaan.

 

Voor de werkingskosten bij het inrichten van een beurs wordt een budget vrijgemaakt na goedkeuring door het bestuursorgaan.

 

De BOCC aanbiedingen van zoekertjes of aanbiedingen wordt als volgt geregeld:

• Voor leden is dit gratis met onbeperkte duur.
• Voor niet leden wordt een vergoeding gevraagd te storten op rekening van de club en de duur van de publicatie is beperkt tot 3 maanden. Het volledig adres moet bekend zijn bij secretaris.

  

Verrichtingen met handelaars of rechtspersonen dienen met wettelijke documenten gestaafd te worden.

 

Afwijking aan deze opgesomde kosten dient beslist te worden door het bestuursorgaan met meerderheid van stemmen.

 

Indien men aan het wel of niet doorvoeren van uitgaven twijfelt, kan en moet advies van bestuursorgaan ingewonnen worden.

 

Artikel 6: Briefwisseling

  

Officiële uitgaande briefwisseling:

 

Alle officiële uitgaande briefwisseling dient de wettelijke bepalingen van de BOCC VZW te dragen en dient door de bevoegde leden van het bestuursorgaan te worden ondertekend.

 

Interne briefwisseling:

 

Interne briefwisseling kan door elk bestuurslid ondertekend worden, een handtekening kan volstaan.

 

 

Artikel 7: Stemrecht.

 

Elk effectief lid heeft in geval van stemming recht op een stem.

 

Vergaderingen waar een stemming moet plaatsvinden, kunnen enkel maar plaatsvinden als ze op de uitnodiging van de vergadering vermeld staan.

 

Indien men niet aanwezig kan zijn kan men volmacht geven aan een andere stemgerechtigde zoals bepaald in de wettelijke bepalingen.

 

In geval van staking der stemming is de stem van de voorzitter of die hem vervangt doorslaggevend.

 

Artikel 8: Wijziging intern reglement

 

 

Het bestuursorgaan is bij machte wijzigingen aan het intern reglement aan te brengen, met 2/3 meerderheid van de aanwezige stemmen op de vergadering van het bestuursorgaan.

 

 

Artikel 9: inanciële rekeningen

 

Bankrekeningen op naam van BOCC vzw :

 

KBC:

 

Zichtrekening :

 

IBAN BE22 4151 1346 4147

BIC  KREDBEBB

 

 

Spaarrekening :

 

IBAN BE53 7430 1257 5153

BIC  KREDBEBB