GDPR voor de Belgische Oude Citroën Club vzw (Ondernemingsnummer : BE 0425.771.897)

Legaliteitsvereiste

Gerechtvaardigd belang:

Om huidig en toekomstig (recht op) lidmaatschap te controleren, is het noodzakelijk een register bij te houden van alle leden die lid zijn van de Belgische Oude Citroën Club vzw. Dit register omvat minimaal de voor- en achternaam, het adres, telefoonnummer en het email adres

Het belang is gerechtvaardigd omdat de BOCC op elk tijdstip moet kunnen evalueren of iemand effectief lid is van onze club.

Privacyverklaring

Welke gegevens houden we bij?

Voor alle leden en ereleden: naam, voornaam, adres, telefoonnummer en email adres.

Hoe verkrijgen wij onze gegevens?

Bij elke inschrijving ontvangen wij de naam, voornaam, adres, telefoonnummer en email adres.  Deze personen worden opgenomen in ons register als zijnde lid van de Belgische Oude Citroën Club.

Via diverse interne en externe kanalen ontvangen we informatie waarmee deze startgegevens bijgewerkt en aangevuld worden.

Waarom houden we deze gegevens bij?

Contactgegevens (adres, email, telefoon) laten ons toe u tijdig op de hoogte te brengen van activiteiten en nieuwtjes die u zouden kunnen interesseren. 

Bankgegevens (ontvangen betalingen en bankrekeningnummers) laten ons toe betalingen voor activiteiten te koppelen aan de juiste leden.  Deelname aan activiteiten laat ons toe de betrokkenheid van de leden bij de organisatie te evalueren in het kader van promotie van activiteiten of de zoektocht naar nieuwe bestuursleden.

Waar en hoe houden we de gegevens bij?

De gegevens worden opgeslagen in een MS Access databank en redundant bewaard op een beveiligde Gmail-drive.

Wie verwerkt de gegevens?

De verwerking van de gegevens geschiedt door een hiertoe gemachtigd bestuurslid van de vereniging. De voorzitter kan eveneens de gegevens raadplegen. Andere bestuursleden hebben geen toegang, tenzij dit nodig is om bepaalde activiteiten administratief te verwerken.

Wie krijgt de gegevens?

De gegevens worden met enkel met de Belgische Federatie voor Oude Voertuigen gedeeld en met de uitgever van ons clubblad, dit enkel om de goede werking van onze club en het uitgeven van een clubblad te kunnen garanderen . Zij worden niet verkocht of anderszins te gelde gemaakt. Het is mogelijk dat zeer selectief bepaalde data meegedeeld worden andere leden. In concreto betreft dit het doorgeven van adresgegevens aan andere leden enkel en alleen dient om de werking van de Belgische Oude Citroën Club vzw optimaal te kunnen garanderen. In voorkomend geval worden enkel de gegevens verstrekt die strikt noodzakelijk zijn voor het opgegeven doel: enkel het adres of het telefoonnummer of het emailadres worden doorgegeven indien nodig.  De ontvanger van de gegevens wordt gevraagd de beschikkingen van deze privacyverklaring na te leven.

Hoelang bewaren we de gegevens?

De gegevens worden bewaard zolang de Belgische Oude Citroën Club vzw of zijn rechtsopvolgers zullen bestaan.

Hoe worden de gegevens beveiligd?

De databank bevindt zich op een persoonlijke laptop die zich steeds in een beveiligde Wifi-omgeving en achter een Firewall bevindt.  Backups worden opgeslagen op een beveiligde plaats. Bij vaststelling van diefstal van de databank zullen de getroffen leden per e-mail op de hoogte gesteld worden.

Hoe kan u zich uitschrijven als lid?

De uitschrijving als lid kan per email, via het formulier op onze website, via brief of op een evenement.

Wat zijn uw rechten?

De Belgische Oude Citroën Club vzw respecteert en faciliteert de rechten u toegekend door de Europese verordening GDPR (General Data Protection Regulation), in werking sinds 24 mei 2016 en van toepassing vanaf 25 mei 2018, inzonderheid:

recht op informatie, inzage en kopie, aanpassing: u stuurt hiertoe een mail naar het secretariaat : marc@van-zundert.be of schriftelijk naar BOCC vzw p/a Klein Heiken 108, 2950 Kapellen.

recht op bezwaar: niet van toepassing.

recht op vergetelheid: een minimale gegevensset wordt bewaard om de werking van de club te kunnen garanderen (naam, voornaam, adres, email, telefoonnummer, gsm nummer, geboortedatum, voertuigen)

recht op intrekken toestemming: niet van toepassing

recht op overdraagbaarheid: niet van toepassing

recht op weigering geautomatiseerde individuele besluitvorming, profilering: niet van toepassing

recht op beperking van verwerking: niet van toepassing

Beeldmateriaal

Door deelname aan een activiteit van de Belgische Oude Citroën Club, verklaren de leden zich akkoord met het maken van beeldmateriaal en de publicatie ervan op onze website, het clubblad en besloten facebookgroep. Hij kan evenwel op elk moment per mail of schriftelijk deze toestemming intrekken en de verwijdering van het beeldmateriaal aanvragen.